¿Por qué tus mejores casos de uso de la IA son los más aburridos?

Un empleado de oficina dedica, de media, más de tres horas al día a tareas manuales y repetitivas que no forman parte de sus funciones principales. Así lo revela una encuesta de OnePoll realizada para Automation Anywhere entre 10 500 empleados de 11 países.

Tres horas al día. Es decir, más del 40 % de una jornada laboral dedicada a volver a introducir datos, conciliar cuentas, archivar y realizar recordatorios. Ahí es donde reside el valor de la IA en la empresa, y es precisamente ahí donde nadie mira, porque no tiene nada de espectacular.

La idea central de este artículo es sencilla y un poco molesta: los mejores casos de uso de la IA no son aquellos que causan impresión en las reuniones. Son los más aburridos. A continuación te explicamos por qué y cómo identificarlos en tu empresa.

El dinero va a lo que llama la atención, la recompensa está en lo que aburre

Existe un sesgo natural en la forma en que las empresas eligen sus proyectos de IA: se financia lo que se ve.

Un asistente que redacta una respuesta en una reunión de demostración, eso se nota. Un modelo que concilia tres mil partidas contables sin errores durante la noche, eso no se nota. El resultado es que los presupuestos se destinan a los casos de uso que se pueden presentar, y el valor se queda donde nadie se ha molestado en mirar.

Sin embargo, los datos sobre la creación de valor apuntan en una dirección muy diferente. En su informe pionero de junio de 2023 sobre el potencial económico de la IA generativa, McKinsey estimaba el valor anual potencial entre entre 2,6 y 4,4 billones de dólares, de los cuales aproximadamente El 75 % se centra en cuatro funciones : atención al cliente, marketing y ventas, ingeniería de software, I+D. Lo importante no es la cifra, siempre astronómica en este tipo de ejercicios, sino la naturaleza de estas funciones: son aquellas que implican un gran volumen de tareas estructuradas y repetitivas. El mismo estudio estimaba que las tecnologías de IA podían automatizar actividades que ocupaban entre el 60 % y el 70 % del tiempo de trabajo de los empleados.

En otras palabras, el valor reside en el volumen y la repetición, no en la proeza. En lo arduo, no en lo brillante.

El verdadero potencial: las horas perdidas en tareas repetitivas

Para entender dónde está el valor, hay que fijarse en dónde se invierte el tiempo.

El estudio de Automation Anywhere mencionado anteriormente, publicado en enero de 2020, estimaba que más de tres horas al día el tiempo dedicado a tareas manuales repetitivas ajenas a la actividad principal de la empresa. Un estudio de Smartsheet de 2017 corroboraba esta magnitud: más del 40 % de los trabajadores dedicaba al menos una cuarta parte de su semana a este tipo de tareas. Ambas encuestas son anteriores a la IA generativa; no miden su efecto, pero cuantifican el potencial. Y ese potencial es enorme.

Ahí es donde se esconde el coste oculto. Volver a introducir los datos lleva unos minutos, y nadie se queja abiertamente. Si lo multiplicamos por el número de empleados, días y errores que genera, se convierte en una carga pesada, invisible porque no se contabiliza. El trabajo tedioso es precisamente aquel que no se mide y, por lo tanto, aquel cuyo coste se subestima.

Tres proyectos «aburridos» que dan sus frutos

Para ilustrar esta idea, he aquí tres tipos de tareas poco gratificantes y por qué resultan rentables.

La tramitación de las facturas. Es el ejemplo clásico de un caso tedioso pero rentable. Los datos de referencia del mercado coinciden: una factura procesada manualmente cuesta entre 12 y 30 dólares, frente a los 1 a 5 dólares del procesamiento automatizado, con una tasa de error que se reduce de un par de puntos porcentuales a una fracción de punto porcentual. [A VERIFICAR: cifras procedentes de editores e integradores, que deben presentarse como rangos de mercado y no como un estudio independiente.] Nadie hará una demostración apasionante del procesamiento de facturas. Sin embargo, es uno de los procesos que se deben automatizar con el mayor rendimiento.

Las conciliaciones y los controles. Conciliar asientos contables, verificar la coherencia, detectar una discrepancia en un flujo: un trabajo repetitivo, con poca visibilidad y un alto coste por error. Es exactamente el tipo de tarea en la que el valor se mide en errores evitados más que en tiempo ahorrado, y en la que un gestión de actividades Bien equipado, convierte una tarea pesada en una oportunidad.

Los recordatorios y la planificación. Reclamar un impago en el momento adecuado, replanificar una ruta, ajustar el horario de un equipo: pequeñas decisiones repetitivas que, tomadas en conjunto y a tiempo, marcan realmente la diferencia en los resultados. Nada espectacular, pero muy rentable.

Lo que tienen en común estas tres tareas es que son lo suficientemente aburridas como para que se hayan seguido haciendo a mano durante mucho tiempo, y lo suficientemente repetitivas como para que una aplicación a medida las absorbe sin hacer ruido.

Lo que se ve sobre el terreno

Lo más habitual, al inicio de un proyecto, es que primero nos presenten el caso de uso que serviría para hacer una buena demostración. Casi siempre es el equivocado. El adecuado está justo al lado, en la tarea que nadie menciona porque es demasiado trivial como para mencionarla: el repaso matutino, la revisión del viernes, el recordatorio que se nos olvida una de cada cinco veces.

Cuando se cuantifica esta tarea rutinaria, el coste oculto resulta sorprendente, y la decisión se hace evidente. El trabajo más tedioso de la empresa suele ser el que más vale la pena automatizar.

Por dónde empezar

Para identificar tus mejores casos de uso, olvídate de lo que quedaría bien en una demostración y busca lo que te molesta.

1. Enumera las tareas que nadie se ofrece a presentar. Reintroducción de datos, conciliaciones, controles, recordatorios, archivo. Cuanto más aburrido, más prometedor.
2. Busca lo que se repite a todo volumen. Una tarea tediosa realizada mil veces es mejor que una tarea brillante realizada una sola vez. El volumen es el multiplicador del rendimiento.
3. Calcula el coste oculto. Tiempo acumulado, errores generados, retrasos provocados. El trabajo tedioso se subestima porque no se mide.
4. Busca lo invisible, no lo espectacular. Si el caso de uso causa buena impresión en una reunión, desconfía. Si le ahorraría tres horas a la semana a un departamento sin que nadie se diera cuenta, adelante.

La mejor IA empresarial pasa desapercibida, porque trabaja allí donde el trabajo es ingrato. Si quieres identificar las tareas tediosas que dan sus frutos en tu empresa, hablemos de ello.

Preguntas frecuentes: cómo elegir los casos de uso de la IA

¿Cuáles son los casos de uso de la IA más rentables en las empresas? Las tareas más tediosas: tramitación de facturas, conciliaciones contables, controles, reclamaciones, clasificación de documentos y planificación. Se trata de tareas de gran volumen y con un elevado coste oculto, mientras que McKinsey sitúa la mayor parte del potencial de valor en otras áreas (operaciones, ventas, ingeniería, I+D).

¿Por qué los casos de uso espectaculares suelen decepcionar? Porque se eligen por el efecto que causan en una demostración, no por su rendimiento. Una tarea brillante que se realiza en contadas ocasiones genera menos valor que una tarea tediosa que se realiza miles de veces. El volumen y la repetitividad son los verdaderos multiplicadores del rendimiento.

¿Cómo puedo identificar un buen caso de uso en mi casa? Busca aquellas tareas repetitivas, de gran volumen, con poca visibilidad y un alto coste por error, que tus equipos llevan años realizando manualmente. Calcula su coste oculto (tiempo acumulado, errores, retrasos): a menudo es ahí donde se encuentra el mayor retorno.

¿Cuánto tiempo pierden los equipos en tareas repetitivas? Una encuesta de OnePoll para Automation Anywhere (2020, 10 500 empleados, 11 países) calculaba que se dedicaban más de tres horas al día —es decir, más del 40 % de la jornada— a tareas manuales repetitivas ajenas a la actividad principal de la empresa. Estas encuestas previas a la IA miden el potencial de automatización, no el efecto de la IA.

¿Cuánto cuesta tramitar una factura manualmente? Según los datos de referencia del mercado, el coste de una factura procesada manualmente oscila entre 12 y 30 dólares, frente a los 1 a 5 dólares del procesamiento automatizado, con una tasa de error notablemente menor. Estos rangos proceden de editores e integradores: deben tomarse como un orden de magnitud, no como un estudio independiente.

Fuentes

• McKinsey, «El potencial económico de la IA generativa: la próxima frontera de la productividad» (junio de 2023) — 2,6-4,4 billones de dólares, un 75 % en cuatro funciones, un 60-70 % del tiempo
• Automation Anywhere / OnePoll, «Un estudio global revela las tareas de oficina más odiadas del mundo» (21 de enero de 2020, 10 500 empleados, 11 países)
• Smartsheet, «La automatización en el lugar de trabajo» (2017)
• Comparativas del mercado de gestión de facturas (Resolve, NetSuite, 2025-2026) — rangos de coste por factura