Warum Ihre besten KI-Anwendungsfälle die langweiligsten sind

Ein Büroangestellter verbringt durchschnittlich mehr als drei Stunden pro Tag mit manuellen und sich wiederholenden Aufgaben, die nicht zu seinem Kerngeschäft gehören. Dies ergab eine von OnePoll im Auftrag von Automation Anywhere durchgeführte Umfrage unter 10.500 Beschäftigten in 11 Ländern.

Drei Stunden pro Tag. Das sind mehr als 40 % eines Arbeitstages, die mit der erneuten Eingabe von Daten, dem Abgleich, der Ablage und Mahnungen verbracht werden. Genau darin liegt der Wert der KI im Unternehmen, und genau das ist der Bereich, den niemand beachtet, weil er nichts Spektakuläres an sich hat.

Die These dieses Artikels ist einfach und ein wenig ernüchternd: Ihre besten Anwendungsfälle für KI sind nicht diejenigen, die in Besprechungen Eindruck machen. Es sind die langweiligsten. Hier erfahren Sie, warum das so ist und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen erkennen können.

Das Geld fließt dorthin, wo es sichtbar ist, der Gewinn liegt in dem, was langweilt

Bei der Auswahl von KI-Projekten durch Unternehmen gibt es eine natürliche Tendenz: Man finanziert das, was man sieht.

Ein Assistent, der bei einer Vorführsitzung eine Antwort verfasst, fällt auf. Ein Modell, das über Nacht fehlerfrei dreitausend Buchungszeilen abstimmt, fällt nicht auf. Das Ergebnis: Die Budgets fließen in die vorzeigbaren Anwendungsfälle, während der eigentliche Wert dort verbleibt, wo niemand daran gedacht hat, hinzuschauen.

Die Daten zur Wertschöpfung deuten jedoch auf eine ganz andere Richtung hin. In seinem wegweisenden Bericht vom Juni 2023 über das wirtschaftliche Potenzial generativer KI schätzte McKinsey den potenziellen jährlichen Wert auf 2.600 und 4.400 Milliarden Dollar, davon etwa 75 % konzentrieren sich auf vier Funktionen : Kundenbetreuung, Marketing und Vertrieb, Softwareentwicklung, Forschung und Entwicklung. Der entscheidende Punkt ist nicht die Höhe der Kosten – die bei solchen Vorhaben immer schwindelerregend ist –, sondern die Art dieser Aufgaben: Es handelt sich um Tätigkeiten mit einem hohen Anteil an strukturierten und sich wiederholenden Aufgaben. Dieselbe Studie schätzte, dass KI-Technologien Tätigkeiten automatisieren könnten, die 60 bis 70 % der Arbeitszeit der Mitarbeiter.

Mit anderen Worten: Der Wert liegt in der Menge und der Wiederholung, nicht in der Meisterleistung. Im Anstrengenden, nicht im Glanzvollen.

Das wahre Potenzial: die Zeit, die durch Routineaufgaben verloren geht

Um zu verstehen, wo der Wert liegt, muss man sich ansehen, wohin die Zeit fließt.

Die oben erwähnte Umfrage von Automation Anywhere, die im Januar 2020 veröffentlicht wurde, bezifferte mehr als drei Stunden pro Tag die Zeit, die für sich wiederholende manuelle Aufgaben außerhalb des Kerngeschäfts aufgewendet wird. Eine Smartsheet-Studie aus dem Jahr 2017 bestätigte diese Größenordnung: Mehr als 40 % der Arbeitnehmer verbrachten mindestens ein Viertel ihrer Arbeitswoche mit solchen Aufgaben. Diese beiden Erhebungen stammen aus der Zeit vor der generativen KI; sie messen zwar nicht deren Auswirkungen, beziffern aber das Potenzial. Und dieses Potenzial ist enorm.

Genau darin liegen die versteckten Kosten. Eine erneute Eingabe dauert nur wenige Minuten, und niemand beschwert sich lautstark darüber. Multipliziert mit der Anzahl der Mitarbeiter, der Tage und der dadurch verursachten Fehler, wird sie zu einer erheblichen Belastung, die unsichtbar bleibt, weil sie nicht erfasst wird. Gerade die langweilige Arbeit ist die, die man nicht misst, und daher die, deren Kosten man unterschätzt.

Drei „langweilige“ Projekte, die sich lohnen

Um diese These zu veranschaulichen, hier drei unscheinbare Aufgabenbereiche und warum sie sich lohnen.

Die Bearbeitung von Rechnungen. Das ist das Paradebeispiel für einen lästigen, aber rentablen Fall. Die Marktbenchmarks stimmen überein: Eine manuell bearbeitete Rechnung kostet etwa 12 bis 30 Dollar, gegenüber 1 bis 5 Dollar bei automatisierter Bearbeitung, wobei die Fehlerquote von einigen Prozent auf einen Bruchteil eines Prozents sinkt. [ZU ÜBERPRÜFEN: Zahlen stammen von Anbietern und Integratoren und sind als Marktspannen und nicht als unabhängige Studie darzustellen.] Niemand wird eine begeisternde Vorführung der Rechnungsbearbeitung abhalten. Dabei ist dies doch einer der zu automatisierende Prozesse mit dem besten Wirkungsgrad.

Abstimmungen und Kontrollen. Buchungen abgleichen, Konsistenz prüfen, Abweichungen in einem Datenfluss erkennen: eine repetitive Arbeit mit geringer Sichtbarkeit und hohen Fehlerkosten. Genau das ist die Art von Aufgabe, bei der sich der Nutzen eher in vermiedenen Fehlern als in Zeitersparnis misst und bei der ein Geschäftssteuerung Mit den richtigen Hilfsmitteln wird eine lästige Pflicht zu einem Signal.

Mahnungen und Terminplanung. Eine ausstehende Zahlung zum richtigen Zeitpunkt mahnen, eine Tour neu planen, einen Dienstplan anpassen: sich wiederholende Kleinstentscheidungen, die – in ihrer Gesamtheit und rechtzeitig getroffen – die Marge tatsächlich verbessern. Nichts Spektakuläres, aber viel Effizienz.

Was diese drei Aufgaben gemeinsam haben: Sie sind langweilig genug, dass sie lange Zeit manuell erledigt wurden, und repetitiv genug, dass eine maßgeschneiderte Anwendung nimmt sie lautlos auf.

Was man vor Ort sieht

Der häufigste Reflex zu Beginn eines Projekts ist, dass uns zunächst der Anwendungsfall vorgestellt wird, der sich besonders gut für eine Demonstration eignet. Das ist fast immer der falsche. Der richtige liegt direkt daneben, in der Aufgabe, die niemand erwähnt, weil sie zu banal ist, um erwähnt zu werden: die morgendliche Nacherfassung, die Kontrolle am Freitag, die Mahnung, die man in einem von fünf Fällen vergisst.

Wenn man diese alltägliche Aufgabe einmal durchrechnet, sind die versteckten Kosten überraschend hoch, und die Entscheidung liegt auf der Hand. Die langweiligste Arbeit im Unternehmen ist oft diejenige, deren Automatisierung sich am meisten lohnt.

Wo soll ich anfangen?

Um Ihre besten Anwendungsfälle zu finden, vergessen Sie, was eine schöne Demonstration abgeben würde, und suchen Sie stattdessen nach dem, was Sie nervt.

Listen Sie die Aufgaben auf, für deren Präsentation sich niemand meldet. Neuerfassung, Abgleich, Überprüfung, Mahnung, Ablage. Je langweiliger, desto vielversprechender.
Achte auf laute, sich wiederholende Geräusche. Eine mühsame Aufgabe, die tausendmal erledigt wird, ist besser als eine brillante Aufgabe, die nur einmal erledigt wird. Das Volumen ist der Multiplikator für den Ertrag.
Berechnen Sie die versteckten Kosten. Gesamtzeitaufwand, verursachte Fehler, entstandene Verzögerungen. Langweilige Arbeit wird unterschätzt, weil sie nicht gemessen wird.
Streben Sie nach dem Unsichtbaren, nicht nach dem Spektakulären. Wenn der Anwendungsfall in einer Besprechung gut ankommt, seien Sie vorsichtig. Wenn er einer Abteilung drei Stunden pro Woche einsparen würde, ohne dass es jemand bemerkt, dann greifen Sie zu.

Die beste KI für Unternehmen macht sich nicht bemerkbar, denn sie erledigt die undankbaren Aufgaben. Wenn Sie die mühsamen, aber lohnenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen identifizieren möchten, Lass uns darüber reden.

FAQ: Auswahl der Anwendungsfälle für KI

Was sind die rentabelsten Anwendungsfälle für KI in Unternehmen? Die lästigsten Aufgaben: Rechnungsbearbeitung, Kontenabstimmung, Kontrollen, Mahnwesen, Dokumentenablage, Planung. Es handelt sich um Aufgaben mit hohem Arbeitsaufwand und hohen versteckten Kosten, während McKinsey den Großteil des Wertpotenzials in anderen Bereichen sieht (Betrieb, Vertrieb, Technik, F&E).

Warum enttäuschen spektakuläre Anwendungsfälle oft? Weil sie wegen ihrer Demonstrationswirkung ausgewählt werden, nicht wegen ihrer Effizienz. Eine brillante Aufgabe, die nur selten ausgeführt wird, schafft weniger Wert als eine mühsame Aufgabe, die tausendmal erledigt wird. Umfang und Wiederholbarkeit sind die wahren Multiplikatoren für den Ertrag.

Wie finde ich einen guten Anwendungsfall für mich? Suchen Sie nach sich wiederholenden Aufgaben mit hohem Arbeitsaufwand, geringer Sichtbarkeit und hohen Fehlerkosten, die Ihre Teams seit Jahren manuell erledigen. Berechnen Sie die versteckten Kosten (Gesamtzeitaufwand, Fehler, Verzögerungen): Hier liegt oft der größte Gewinnpotenzial.

Wie viel Zeit verlieren die Teams durch sich wiederholende Aufgaben? Eine OnePoll-Umfrage für Automation Anywhere (2020, 10.500 Mitarbeiter, 11 Länder) ergab, dass täglich mehr als drei Stunden – also über 40 % des Arbeitstages – für repetitive manuelle Aufgaben außerhalb des Kerngeschäfts aufgewendet werden. Diese Umfragen aus der Zeit vor der KI messen das Automatisierungspotenzial, nicht die Auswirkungen der KI.

Wie viel kostet die manuelle Bearbeitung einer Rechnung? Marktvergleiche beziffern die Kosten für eine manuell bearbeitete Rechnung auf etwa 12 bis 30 Dollar, gegenüber 1 bis 5 Dollar bei der automatisierten Bearbeitung, wobei die Fehlerquote deutlich geringer ist. Diese Spannen stammen von Softwareherstellern und Integratoren: Sie sind als Größenordnung zu verstehen, nicht als unabhängige Studie.

Quellen

McKinsey, „The economic potential of generative AI: the next productivity frontier“ (Juni 2023) – 2.600–4.400 Mrd. $, 75 % auf vier Funktionsbereiche verteilt, 60–70 % der Arbeitszeit
Automation Anywhere / OnePoll, „Globale Studie enthüllt die weltweit am meisten gehassten Büroaufgaben“ (21. Januar 2020, 10.500 Beschäftigte, 11 Länder)
Smartsheet, „Automatisierung am Arbeitsplatz“ (2017)
Marktvergleiche zur Rechnungsbearbeitung (Resolve, NetSuite, 2025–2026) – Kostenspannen pro Rechnung